Les managers et les responsables sont rapidement confrontés à la nécessité de définir les bonnes priorités et de les gérer, afin de pouvoir être efficace. De nombreuses méthodes existent mais elles sont souvent mal mises en œuvre.
Voici 3 erreurs que font les débutants dans la gestion de leurs priorités, ainsi que la façon de les éviter.
Erreur 1 : Commencer par faire le plus urgent
Une façon de ne pas être dépassé par la quantité de choses que vous avez à faire, c’est de considérer en premier lieu ce qui est le plus urgent. Trier entre ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas, permet de réduire l’ensemble des choses à traiter, en se concentrant sur l’immédiat.
Le souci, c’est que souvent les choses urgentes sont les conséquences des choses importantes qui n’ont pas été traitées hier.
Il est possible donc de croiser la classification en termes d’urgence, avec une autre par ordre d’importance. C’est ce que permet la matrice d’Eisenhower. Ainsi, la liste de choses à faire est répartie en quatre cadrans.
- Urgent et important : A faire
- Pas urgent et important : A planifier
- Urgent et pas important : A déléguer
- Pas urgent, pas important : A éliminer
Lorsque toutes les actions ont été classées, la tentation est grande de commencer par faire ce qui est dans le cadran 1. Si cette approche est envisageable quand il y en a peu, ce n’est plus le cas quand la liste des choses dans le cadran grandit.
Stephen Covey, auteur de « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent », conseille d’essayer de consacrer un temps égal à chaque cadran.
Lorsque nous accompagnons nos clients sur ces aspects, nous leur conseillons de considérer une étape de projection, avant de se mettre en action.
La projection consiste, pour chaque élément du cadran 2, à identifier clairement et précisément, la première action que vous feriez si vous deviez vous y atteler tout de suite.
Cette liste d’actions vous informe. En effet, elle est la matérialisation concrète de votre anticipation. Elle éclaire donc la façon dont vous allez faire les actions dans le cadran 1. Elle vous donne l’opportunité de trouver une façon de traiter les urgences qui contribue à faire avancer ce qui est important.
Erreur 2 : Négliger l’impact
Même après avoir identifié les urgences, la liste des actions peut quand même être longue (plus de 3 actions). Là encore, la tentation peut être grande de privilégier la productivité, réaliser le maximum d’actions, à l’efficacité, réaliser les plus pertinentes.
Un outil qui s’avère utile pour ordonnancer les tâches c’est la matrice impact/effort. Comme la matrice d’Eisenhower, elle est sur deux axes : l’un représente l’impact plus ou moins grand de l’action, l’autre l’effort que l’action demande.
Les quatre cadrans de cette matrice sont les suivants :
- Fort impact, peu d’effort : les quicks wins
- Fort impact, beaucoup d’effort : les grands projets
- Peu d’impact, peu d’effort : le remplissage
- Peu d’impact, beaucoup d’effort : les tâches ingrates
Voici une démarche pour identifier l’impact des actions.
- Identifiez les actions à fort impact avec cette question : Quelle action, une fois réalisée rendra les autres plus simples à faire, voire inutiles ?
- Pour les autres, se poser la question suivante : Qu’est-ce qui se passerait si je ne fais pas cette action ?
Un grand projet peut cacher un quick-win.
Dans une situation ou après avoir classé, vous n’avez pas beaucoup de quick-wins, revisiter vos grands projets peut s’avérer utile.
Prenez un peu de temps pour vous demander : comment je pourrais faire une version simplifiée de ce projet pour avoir de l’impact plus rapidement ?
Erreur 3 : Ne renoncer à rien
Durant nos études scolaires, les enseignants avaient la consigne implicite de nous donner des devoirs raisonnablement faisables dans le temps imparti.
Dans le monde du travail, en revanche, une part de plus en plus grande de nos tâches n’a jamais vraiment été réalisé des centaines de fois par des générations précédentes. Il est donc de plus en plus hasardeux d’identifier combien de temps va prendre une tâche, encore plus si l’ensemble des tâches peut véritablement être effectué durant notre temps de travail.
Cependant, certains d’entre nous ont gardé avec eux la culpabilité de « ne pas avoir tout fait ». Ils continuent de vouloir tout faire, tout caser dans leur planning sans jamais renoncer. Cela passe souvent par une réduction du temps de sommeil, qui finit par entrainer une fatigue cognitive : des tâches simples deviennent de plus en plus difficiles à effectuer, ce qui renforce le sentiment de culpabilité.
« Choisir c’est renoncer » disait André Gide. Il vaut mieux parfois endurer les conséquences de l’inaction, plutôt que de mobiliser son énergie sur plusieurs sujets. En effet, on est plus efficace quand on est concentré.
Aussi plutôt que de disperser votre énergie, prenez le temps d’identifier ce à quoi vous êtes prêt à renoncer afin que vos priorités bénéficient de toute votre attention, et toute votre énergie.
En résumé
Pour mieux gérer vos priorités, vous devriez :
- Anticiper vos actions futures. Cette pratique vous informe sur comment vous engager dans les actions immédiates.
- Considérer votre impact. Choisir en priorité les actions avec le meilleur ratio impact/effort
- Identifier à quoi renoncer. Parfois il vaut mieux mettre son énergie à endurer plutôt que de se disperser.