Tel Sisyphe avec son rocher, vous avez l’impression d’enchaîner les réunions, les projets, les comités et les rapports sans jamais prendre un temps pour regarder dans le rétroviseur ?
Vous n’êtes pas seul.e.s !
La majorité des équipes que nous rencontrons reconnaissent volontiers ne pas souvent prendre de temps ensemble pour faire le point, réfléchir à comment améliorer son fonctionnement, parler des tensions ou même se féliciter pour les petites victoires… et ce même si elles ont tout conscience qu’elles y gagneraient.
Chez GaaM, nous parlons de “REX” ou “rétrospective” lorsque l’on prend un temps collectif pour prendre du recul, partager nos ressentis et nos apprentissages et voir comment on peut en tirer de la valeur :
- Un événement (ex : votre participation à un salon professionnel)
- Un sujet spécifique (ex : le service client, la ligne éditoriale sur les réseaux sociaux)
- Un cycle d’activité (ex : on fait le point sur le fonctionnement de l’équipe sur le dernier trimestre ou la dernière année)
Il ne s’agit pas d’un exercice exhaustif – type post-mortem – qui vise à être documenté en détails et à froid mais plutôt de croiser des lectures à chaud et d’identifier des pistes d’actions tangibles.
Pourquoi c’est important ?
- Prendre du recul sur les actions et améliorer les pratiques collectives
- Partager des ressentis positifs et négatifs
- Ne pas reproduire deux fois les mêmes erreurs
- Assainir le fonctionnement (en évacuant certaines crispations à froid)
- Nourrir une dynamique apprenante
Quand et comment organiser ce temps dédié ?
- Planifiez ce temps en avance, sur un moment où toutes les personnes concernées pourront a priori être là sans être interrompues.
- Prévoyez un temps suffisant qui tienne compte du sujet, du nombre de personnes et de la profondeur du sujet traité. Entre 1h30 et 3h. Au-delà, vous risquez de perdre des joueurs.
- Favorisez par défaut le présentiel et spécifiquement dès que le groupe dépasse 5 personnes et/ou si le sujet est complexe et/ou si la situation interpersonnelle est tendue.En présentiel, une grande salle, des posts-its et des marqueurs feront l’affaire. Cet exercice est également techniquelent possible à distance avec un simple tableau blanc digital et une visio.
- Partagez en amont l’objet de l’atelier et si besoin des informations complémentaires pour que les gens puissent y réfléchir. En revanche, nous déconseillons de pré-remplir les canvas pour éviter les biais d’ancrage ou d’autorité.
- Le REX reste un exercice collectif. Si nécessaires, les mises au point individuelles ont intérêt à être faites en amont.
Comment on s’y prend ?
En amont, choisissez un canva (une trame) qui va guide l’exercice.
- Il en existe des dizaines. Prenez celui qui vous semble le plus adapté à votre sujet.
- Vous pouvez prendre un canva classique type “Start-Stop-Continue”, KISS (Keep, Improve, Start-Stop), Starfish ou Speedboat.
- Si vous vous sentez d’humeur créative, allez faire un tour ici.
Le jour J
- Poser le cadre de l’exercice : état d’esprit constructif, approche collective, pas de pointage du doigt, pas de sujets tabous, intérêt d’avoir des opinions divergentes et de se challenger. #SecuritéPsychologique (5 min)
- Rappel des éléments clefs (utiles) qui vont faire l’objet des discussions : contexte, objectifs & enjeux, périmètre, résultats…. (5 à 10 min)
- Présentation du canva choisi (2 min) et matérialisation sur un mur.
- Le temps de la réflexion individuelle (5-15 min). Chacun note ses idées sur des posts-its (1 idée par post-it, lisible 😉
- Partager des idées . Un par un, les membres de l’équipe partagent leur réflexion en collant les post-its dans chacune des catégories du canva. Regroupez les idées similaires.
- Tirer les leçons : Chaque personne réfléchit à des propositions d’actions à mettre en place suite à ces partages (5 min) et les partage par la suite.
- Vote pour les actions prioritaires. L’équipe peut ensuite faire un vote aux gommettes pour les idées les plus pertinentes / urgentes / faciles à mettre en place.
Note : Si vous êtes le manager, essayez de faire faciliter l’exercice par une personne extérieure à l’équipe ou une personne de l’équipe à l’aise dans ce rôle. Cela fluidifiera les discussions et vous permettra de vous concentrer sur ce qui se dit.
Comment peut-on s’assurer de tirer de la valeur de ce temps collectif ?
- Garder une trace écrite de cet exercice et (re)partagez-le avec l’équipe et si besoin en dehors.
- Identifier un porteur et un timing pour chacune des actions retenues.
- Suivez ces sujets lors de vos réunions d’équipe et gardez précieusement les actions non-prioritaires (backlog) sous la main.