Des réunions d’équipe où certains parlent trop, où on ne s’écoute globalement pas assez et où on ne sait pas toujours ce qu’on est en train de faire, c’est inefficace et frustrant.

Nous vous proposons d’essayer une méthode simple, qui a fait ses preuves, pour faciliter un traitement efficace des points à l’ordre du jour.

Cette approche repose sur deux ingrédients : un agenda dynamique et l’expression explicite du besoin sur chacun des points abordés.

Proposition #1 – Un agenda dynamique

Le principe 

En début de réunion hebdomadaire, l’équipe fait l’inventaire de tous les points que ses membres aimeraient traiter.

Cela ne signifie pas que tout le monde arrive les mains dans les poches et qu’aucune réflexion individuelle n’est faite en amont. 

Comment ça se passe 

L’équipe prend 5 minutes pour lister les points à traiter en nommant les sujets en un ou deux mots (et donc sans rentrer dans le détail!) et en les listant sur un support partagé.

Ex :budget 2025, SIRH, primes, performance, nouveaux locaux …

Cet agenda est dynamique, donc si quelqu’un a besoin de rajouter un point en cours de réunion, il peut le faire, toujours en 1 ou 2 mots, sans prendre en otage le meeting.

Ce que ça permet 

• On liste les sujets sans rentrer dans des périphrases de 10kms et on est sur d’avoir une liste exhaustive en 5 min.
• On peut regrouper les sujets similaires pour plus d’efficacité (on ne revient pas 2 fois sur un sujet)
• Chacun met en visibilité ses sujets chauds du moment.
• L’équipe a une idée de tous les sujets qu’elle a besoin d’adresser vs. le temps disponible (“traitement en conscience”).
• Si tous les points sont adressés, la réunion peut finir plus tôt.
• Si il reste des points à adresser, on peut décider de rajouter 10 min dans la réunion …ou pas: ou de les traiter en différé.

Proposition #2 – L’expression explicite du besoin 

Le principe 

Chaque personne qui a posé un point à l’ordre du jour s’efforce de préciser son intention / son besoin par rapport au sujet abordé : on évite les monologues qui ne vont nulle part.

Comment ça se passe 

Pour chaque point, la personne qui a l’inscrit à l’ordre du jour est responsable de qualifier de son besoin.

Besoin de partager une information … qui n’appelle pas de réactions en chaîne à tout va.

• Exemple : Les ventes présentent un use case à la caféteria vendredi prochain à 12h. Tout le monde est bienvenu.

Besoin d’un retour spécifique (de la part de …) 

• Exemple : On a mis en place un nouveau process dans le traitement de tickets Jira. Est-ce que ceux qui travaillent avec les développeurs du produit A ont eu des retours de leur part ? Est-ce qu’ils ont vu une différence ?
• Exemple : J’aimerai savoir si vous avez des feedbacks à me faire concernant la partie budgétaire de la présentation partagée plus tôt cette semaine.

Besoin que quelqu’un prenne une action

• Exemple : J’ai besoin que X, en charge de la data, me transmette le reporting des ventes du mois dernier pour analyser l’impact de notre campagne.

Besoin de clarifier un point

• Exemple : Aucune décision n’a été prise concernant l’embauche du PO. J’ai besoin de clarifier ce qui nous manque pour finaliser la décision ou qui la prend.

Besoin d’autre chose ?

• En général, ces 4 besoins couvrent 90% des cas mais on peut évidemment avoir des exceptions. 
• N’hésitez pas à sortir du cadre tout en essayant de clarifier ce dont vous avez besoin.

Tips :

• Si la personne se perd quand elle prend la parole sur son point, n’hésitez pas à lui re-poser la question : “De quoi as-tu besoin?”  pour l’aider à avancer.
• La tentation est très grande de coller son besoin à celui du collègue. Efforcez-vous de rester concentrer sur le besoin initial.

Ce que ça permet

• De se poser à soi-même la question de ce qu’on attend de l’équipe  : le temps collectif est précieux et cher.
• De permettre aux membres de l’équipe de répondre au mieux à vos besoins pour avancer dans vos misisions.
• D’éviter de surenchérir / de commenter si on n’en a pas besoin, donc d’aller à l’essentiel et donc de gagner du temps.
• De traiter plus de points.

Ces ingrédients sont largement inspirés de la proposition faite par l’Holacratie et de sa réunion tactique / de synchronisation.

Chez nos clients, nous sommes amenées à participer à des réunions qui dérivent souvent – malgré tout la bonne volonté des participants – ou qui n’offrent pas le ROI espéré. Ces ingrédients faciles à mettre en place apportent rapidement focus et pragmatisme dans le traitement des sujets.

Nous serions ravies d’avoir vos retours sur vos expérimentations.

Bonne réunion.

Crédit image : Voutch